La selección de un proveedor puede ser de las actividades más importantes en la gestión administrativa de un restaurante.  Un proveedor es mucho más que aquella empresa que brinda insumos, bienes y servicios para el desarrollo de su objeto social, en este caso, el todo service.  Los buenos proveedores pueden llegar a convertirse en aliados, partners e incluso amigos, por el contrario, un mal proveedor será un dolor de cabeza que lo distraerá de su objetivo y le quitará tiempo valioso en su gestión.

A continuación, les presentamos una serie de aspectos a tener en cuenta cuando tenga que elegir proveedores para su establecimiento:

SERVICIO:

En una relación comercial siempre se presentan problemas de parte y parte, algunas veces el proveedor puede fallar, presentando problemas de producto o servicio, lo importante de esto es la capacidad de reacción y disposición para solucionar los problemas que se presenten, por lo que es muy importante asegurarse que el proveedor elegido cuente con una figura que le permita un constante flujo de comunicación, por lo general esta figura se denomina asesor comercial o asesor de servicio y es la persona que siempre estará pendiente de usted y su negocio.  Podemos llegar a tener una falsa sensación de tranquilidad cuando es el mismo dueño de la empresa quien nos atiende, hay que tener en cuenta que el dueño puede ser la persona más ocupada de toda la organización y no nos brindará soluciones rápidas a nuestras PQR´s

CALIDAD:

Cuando hablamos de calidad, no estamos haciendo referencia al sabor, color, o presentación del producto que compramos, pues estos aspectos están relacionados con los gustos o preferencias particulares de cada cliente, cuando hablamos de calidad hacemos referencia al sistema de gestión de calidad que deben tener todas las empresas proveedoras de insumos para los restaurantes, el tema de inocuidad no se negocia.  Asegúrese que su proveedor cuente y cumpla con toda la normatividad legal vigente y que realmente tenga un sistema de gestión de calidad activo.  Recuerde que será usted quien tenga que lidiar con las reclamaciones de los clientes y será su marca la que se verá afectada. Es fundamental para su gestión minimizar el riesgo, solicite la documentación necesaria a su proveedor, visite sus instalaciones y pregunte sobre temas de trazabilidad de producto, almacenamiento y transporte.  Un buen proveedor estará orgulloso de su sistema de gestión de calidad y no le dará temor responder sus preguntas.  Recuerde: es la reputación de su negocio la que está en juego.

LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN:

Uno de los inconvenientes mas frecuentes que se presentan en los procesos de proveeduría es la distribución y entrega de pedidos a tiempo, sobre todo en ciudades tan caóticas como Bogotá D.C. Es muy importante que su proveedor demuestre experiencia y gestión en la entrega de pedidos, más si el producto que provee es de rápido consumo o perecedero, de nada sirve tener el mejor producto para ofrecer si no llega a tiempo o peor aún, nunca llega.  Hoy día la actividad logística cuenta con herramientas tecnológicas muy poderosas, si su proveedor cuenta con una de ellas quiere decir que tiene claro este problema y cómo solucionarlo.

CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN:

Es muy normal que los restaurantes en sus primeros días de funcionamiento busquen proveedores pequeños, de fácil manejo y muchas veces informales, el problema aparece cuando el restaurante empieza a crecer en ventas y necesita mayores volúmenes de insumos y el proveedor actual no tiene la capacidad de producción adecuada.  Es frecuente ver cómo los restaurantes limitan su crecimiento y expansión por no tener un proveedor que cubra sus volúmenes de pedidos.  Es importante conocer la capacidad de producción de sus proveedores y asegurarse que puede responder en caso de pedidos extraordinarios o a un plan de expansión a mediano plazo.

PRECIO:

El mejor precio que usted puede lograr en una negociación es aquel con el que usted y su proveedor se sientan cómodos y que a los dos les genere beneficio, nada se logra con sacar un precio bajo si la contraparte no podrá sostenerlo en el tiempo; recuerde que lo barato a la larga sale caro, pero también, un precio muy elevado pondrá en riesgo su estructura de costos, antes de negociar precios, tenga claro cual es su precio límite y comuníqueselo a su proveedor,  él también tendrá claro hasta donde puede llegar y si las condiciones de la negociación se lo permiten.  Cuando se presenten diferencias en entre los precios límites, busquen acuerdos que permitan optimizar costos para ambas partes, ejemplo, pagos de contado, menores frecuencias de entrega, etc.  Recuerde que al final lo que se busca es el beneficio mutuo.

TRAYECTORIA:

No tema preguntar por la trayectoria de la empresa como proveedora del canal Horeca, ¿con qué clientes trabaja actualmente? ¿de qué forma lo hace? ¿Cuántos clientes tiene? Etc. etc. Recuerde que los negocios se hacen con confianza y qué mejor referencia que conocer los clientes con los que su proveedor trabaja.  Si tiene la posibilidad y el contacto, haga un par de llamadas y pregunte, sin pena y sin miedo, recuerde que su proveedor va a ser parte integral de su negocio, tan importante como un socio o un cliente.

Esperamos que esta guía sea de utilidad a la hora de escoger su proveedor, recuerde que lo más importante es que esa nueva alianza le permita crecer y alcanzar sus objetivos.

Una relación cliente – proveedor se debe basar en la confianza y esta debe ir en doble vía, usted debe confiar en que el proveedor elegido cumplirá con lo más importante en una relación de negocios es la confianza.